拆解問題的技術-課程心得分享
「如果你不知道你要去哪裡,那麼現在你在哪裡一點都不重要。」- Lewis Carrol
這是《愛麗絲夢遊仙境》裡的一段話,也是上個月商業思維學院-幕僚社課裡,印象深刻的一句話。
廣告文因為忙於工作好久沒更新了,但今天想插播和大家分享這堂社課的心得,因為實在太喜歡了!這堂社課主題是「拆解問題的技術」,由胤丞老師帶領大家定義「問題、原因、解決方式」。
在上課之前,這是三個再熟悉不過的名詞,但上完課後,怎麼覺得自己今天才認識他!
<問題>
我想大家在日常或職場上,心裡應該都曾想過,這有什麼問題?為什麼會這樣?然後想破頭,問題到底在哪裡?問題就是,「現況」與「目標」有了「差距」,於是遇到了問題!聽到這裡,是不是覺得想呼喊傑克!太神奇了,脈絡彷彿都出來了~~~
我們之所以常常會找不出問題的關鍵點,有很大的原因是,我們不知道現況與目標!所以在定義問題之前,很重要的是,要先了解我們的現況與目標。
至於要如何設定目標呢,老師也有提到,設定目標有兩化,「質化+量化」,「質化」代表的是你的「方向」,而「量化」代表的則是你的「程度」,這兩化是缺一不可的!
反思在工作上遇到的許多狀況,常常是因為我們只設定了質化,而忽略了量化。如此一來,即便雙方有了大方向,但是在沒有數據化的情形下,很容易因為彼此認知上的落差,而無法達成共識!
當發現老闆或是業主在交辦事情時,有無法釐清或是模糊的地方,得趕緊反問確認好後再行動,才不會在一開始就沒有界定清楚,而後續越走越偏,那麼結果可以想見,就不會是雙方期待的;甚至是,對方可能也還沒想清楚他要的是什麼。
「主動出擊,了解業主需求;定義目標,執行並了解現況後,面對問題持續優化」
是我在上完老師的課後,找到的面對業主的方式。雖然在專案管理上,還是會遇到很多突發狀況,但是時時提醒自己,是否走在對的軌道上,可以幫助自己在混亂中,找到問題,並進行後續的探究解決。
<原因>
找到問題後,我們近一步探究其發生的原因。在這個過程中,我們要保持開放的心,去摸索問題發生的各種原因。老師有提到,我們要「先求數量,再求質量」,可以找出30個以上可能的原因,再從這些原因中,收斂出關鍵的原因。
這麼做有一個好處是,有時候我們在找原因時,有可能陷入先入為主的假定;這麼一來,就容易忽略很多不同的面相,而看不到問題的全貌。
<解決方案>
解決方案該如何挑選,有一個前提是,效益>成本;畢竟,賠錢的生意誰要做呢!
在效益>成本的前提下,也要記得「方案別只挑便宜,成本要通盤考慮」;有些方案,雖然在短期帳面上的成本較低,但他背後可能隱藏著,人力成本、時間成本、溝通成本等等,在一開始帳面上沒有出現的成本。如果將這些成本都換算進去的話,這個看似便宜的方案,可能其實不那麼便宜,反而是慢性的在拖拉你的效益。
最後,老師也提到了一個,大家很常遇到的疑問:要怎麼跟老闆報告解決方案呢?
可以把你的老闆or業主分成四種類型的人:
掌控型:追求的就是一個效率,給他明確的方案,一頁式的結論(描述問題➡解決方案➡理由➡效益分析)
影響型:追求的是信任感,他們要的是「願景」與「圖片」,並且重視你的人格信譽程度
嚴謹型:追求的是資料,給予詳細的「資料」以及「附件」,為你的方案佐證
沈穩型:追求圓滿與避免衝突,你可以用「案例」和「故事」說服他,讓他放心
一起來想想,你的業主、老闆或是上司,甚至是想要說服的人,是什麼類型的人呢?
上完這堂拆解問題的課,真的是收穫滿滿!正好適合剛剛從行銷進入專案管理的我,也希望大家看完有所收穫喔:)
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